Sporo materiałów dźwiękowych zawiera informacje, które trudno przemyśleć bez ich uporządkowania w formie pisemnej. Dotyczy to między innymi rozmów, wywiadów, spotkań, narad czy różnego rodzaju zapisów ustnych. Samo nagranie pozwala odtworzyć przebieg wydarzeń, jednakże przy dłuższych materiałach szukanie konkretnych fragmentów może być czasochłonne.

Z tego powodu przygotowuje się transkrypcje nagrań, które polegają na przeniesieniu treści mówionej do postaci tekstowej. W współzależności od celu takiego opracowania zapis może zachowywać dokładny sposób wypowiedzi lub zostać delikatnie uporządkowany pod względem czytelności.

Podczas pracy z nagraniami na prawdę często ukazują się sytuacje wymagające oceny jakości materiału źródłowego. Nie prawie każde nagranie jest takie proste do odtworzenia. Szumy w tle, niewyraźna wymowa, kilka osób mówiących jednocześnie albo dłuższe przerwy mogą wpływać na dokładność przygotowanego tekstu. W praktyce istotne jest odróżnienie fragmentów pewnych od tych, których nie można niedwuznacznie rozpoznać (polecam: transkrypcja cennik). Próba uzupełniania niejasnych wypowiedzi na bazie własnych przypuszczeń może prowadzić do modyfikacji w znaczeniu rozmowy, dlatego w dokumentach tego typu używa się odpowiednie oznaczenia lub pozostawia wskazanie nieczytelnego miejsca.

Szczególne oczekiwania dotyczą materiałów, w których znaczenie ma precyzyjne pokazanie przebiegu rozmowy. Przykładem jest transkrypcja do sądu, gdzie zapis nagrania powinien odzwierciedlać rzeczywiste wypowiedzi uczestników a także zachować ich kolejność. W tak zaistniałej okoliczności ważne mogą być nie tylko i wyłącznie same słowa, ale też wskazanie osób zabierających głos, momentów przerwania wypowiedzi czy fragmentów, które są skomplikowane do odsłuchania. Przygotowanie takiego dokumentu wymaga zwrócenia sugestie na szczegóły, ponieważ dosłownie niewielkie różnice między nagraniem a zapisem mogą posiadać znaczenie przy późniejszej analizie materiału.

Stenogramy znajdują użycie w wielu obszarach, w których potrzebny jest uporządkowany zapis wypowiedzi. Mogą być tworzone na bazie rozmów formalnych, wystąpień, posiedzeń albo innych wydarzeń wymagających zachowania treści w formie pisemnej. Sposób przygotowania dokumentu zależy od jego przeznaczenia a także oczekiwań dotyczących szczegółowości. Całkiem inaczej opracowuje się zapis rozmowy prowadzonej swobodnie, a przeciwnie materiał, w którym istotna jest każda wypowiedź i jej dokładne brzmienie. Finalny kształt takiego zapisu wynika przede wszystkim z rodzaju nagrania, jego jakości a także celu, dla którego jest przygotowywany.

Zobacz: transkrypcja do sądu.