Organizacja przewozu produktów objętych nadzorem wymaga uwzględnienia nie tylko trasy i terminu dostawy, niemniej jednak także formalności, które towarzyszą transportowi na poszczególnych etapach. W praktyce trudności ukazują się często wtedy, gdy informacje o ładunku, pojeździe i uczestnikach przewozu są przechowywane w różnorakich dokumentach lub przekazywane między pracownikami za pomocą kilku kanałów. W tak zaistniałej okoliczności łatwo przeoczyć przeróbkę danych lub oprzeć się na wcześniejszej wersji dokumentacji.

Program do obsługi SENT może stanowić część środowiska informatycznego wykorzystywanego w logistyce, w którym gromadzone są informacje potrzebne do przygotowania i prowadzenia zgłoszeń. Znaczenie ma co więcej nie tylko sposób wprowadzania danych, lecz także sposobność ich późniejszego odszukania, sprawdzenia i powiązania z konkretnym transportem. Przy ustalaniu zasad pracy warto rozdzielić czynności wykonywane przed rozpoczęciem przewozu od tych, które mogą być konieczne podczas jego realizacji. Daje możliwość to określić, na którym etapie potrzebna jest kontrola danych i kto powinien reagować na pojawiające się zmiany.

Jednym z zagadnień związanych z obsługą przewozów jest uwarunkowanie, jakie informacje należy przygotować jeszcze przed wysłaniem zgłoszenia. Dane dotyczące towaru, jego ilości, miejsca załadunku oraz planowanej dostawy muszą odpowiadać dokumentacji i rzeczywistym warunkom transportu. System do zgłoszeń SENT może porządkować te informacje według przyjętego schematu, a w współzależności od dostępnych funkcji również obsługiwać uprzednio zapisane dane. Trzeba jednak odróżnić sprawdzenie, czy formularz został wypełniony, od zgody, że jego tekst jest prawidłowa. Oprogramowanie może wykryć brak wymaganego pola, niemniej jednak nie za każdym razem rozpozna, że wpisana wartość nie odpowiada dokumentom przewozowym. Z tego względu ważne jest ustalenie zasad weryfikacji przed przekazaniem zgłoszenia a także sposobu postępowania w razie wykrycia niezgodności. W codziennej pracy przydaje się także czytelna historia modyfikacji, szczególnie gdy przygotowanie dokumentacji i realizacja przewozu należą do zadań różnych osób. Dzięki temu łatwiej ustalić, które informacje zostały zmodyfikowane i czy aktualna wersja danych jest zgodna z ustaleniami dotyczącymi transportu.

Wprowadzanie kolejnych zgłoszeń według podobnego schematu skłania do poszukiwania możliwości ograniczenia ręcznej pracy. Automatyzacja zgłoszeń SENT może polegać w głównej mierze na pobieraniu informacji z systemu magazynowego, skryptu transportowego albo innych źródeł stosowanych w przedsiębiorstwie. Zakres takich działań uzależniony jest od dostępnych integracji, jakości danych i zasad działania poszczególnych narzędzi. Jeśli w jednym systemie stosowane są inne oznaczenia niż w drugim, samo połączenie aplikacji nie rozwiąże problemu. Konieczne może być przygotowanie reguł przypisywania pól, ujednolicenie formatów oraz sprawdzenie, jak oprogramowanie reaguje na brakujące albo niezgodne informacje. Osobnej sugestie wymagają sytuacje nietypowe, na przykład zmiana pojazdu, korekta danych o ładunku lub odwołanie planowanego przewozu. W tak zaistniałych okolicznościach proces nie powinien opierać się tylko na powielaniu wcześniejszych ustawień. Należy ustalić, które działania mogą być realizowane w sposób automatyczny, a które wymagają wyborów pracownika. Ważne jest także regularne sprawdzanie, czy przekazywane dane pozostają obowiązujące, ponieważ błąd w systemie źródłowym może zostać przeniesiony do kolejnych dokumentów bez ponownego ręcznego wpisywania informacji.

Przy organizacji elektronicznej obsługi zgłoszeń trzeba uwzględnić również przystępność systemu, uprawnienia użytkowników i sposób przechowywania dokumentacji. Oczywiście nie każdy pracownik musi posiadać możliwość edytowania wszystkich danych, dlatego zakres dostępu powinien odpowiadać wykonywanym zadaniom. Warto również ustalić, jak postępować w sytuacji awarii, utraty połączenia lub braku możliwości przekazania informacji w zwykłym trybie. Procedura awaryjna powinna uwzględniać obowiązujące wymagania dotyczące zgłoszeń, a nie tylko wewnętrzne zasady aktualne w zakładzie produkcyjnym. Przydatnym elementem organizacji pracy jest prowadzenie ewidencji zgłoszeń w taki sposób, by można było ustalić ich status, wyszukać powiązane dokumenty i sprawdzić, czy wymagane czynności zostały wykonane. Osoby odpowiedzialne za transport powinny znać również zasady aktualizacji danych oraz mieć świadomość tego, kiedy niezbędne jest podjęcie dodatkowych działań. Samo wdrożenie narzędzia informatycznego nie zastępuje znajomości obowiązujących przepisów ani kontroli poprawności informacji. Sposób użycia systemu powinien być dostosowany do rodzaju przewozów, liczby obsługiwanych zgłoszeń i podziału odpowiedzialności między uczestników procesu, z uwzględnieniem przekształceń w przepisach a także zasad działania Systemu Elektronicznego Nadzoru Transportu.

Dodatkowe informacje: aplikacja do SENT.