Zmiana sposobu przekazywania faktur do centralnego systemu wymaga spojrzenia na cały proces ich wystawiania i odbierania. W praktyce faktura jest zwykle tylko jednym z elementów większego obiegu, w którym uczestniczą dane kontrahenta, zamówienie, sprzedaż, magazyn, księgowość oraz archiwizacja dokumentów. Z tego powodu integracja KSeF może dotknąć kilku wycinków równocześnie, dosłownie jeżeli już na początku planowane jest tylko automatyczne wysyłanie faktur.

W szczególności ważne jest zobowiązanie, z którego programu mają pochodzić dane przekazywane do systemu a także gdzie ma być zapisywana informacja o wyniku operacji. Jeżeli faktury są wystawiane w więcej niż jednym miejscu, dochodzi dodatkowe zagadnienie powiązane z ujednoliceniem sposobu ich obsługi. W takiej okoliczności warto wcześniej ustalić, czy wszystkie źródła danych działają według tych samych zasad. Różnice, które przy ręcznej pracy były wychwytywane przez pracowników, po częściowej automatyzacji mogą stać się źródłem powtarzających się błędów.

Jednym z mniej oczywistych elementów jest obsługa numeracji i identyfikacji dokumentów. Wewnętrzny numer faktury może być niezbędny do znalezienia dokumentu w programie księgowym, jednakże system zewnętrzny może posługiwać się innymi informacjami dotyczącymi danego dokumentu. W codziennej pracy istotne jest, aby użytkownik potrafił powiązać te dane bez dodatkowego przeszukiwania kilku aplikacji. Ma to znaczenie szczególnie wówczas, gdy powinno się sprawdzić konkretną fakturę po kilku tygodniach albo miesiącach. Integracja z KSeF powinna więc uwzględniać nie tylko i wyłącznie przekazanie treści dokumentu, niemniej jednak także sposób zapisu informacji potrzebnych do jego późniejszego odnalezienia. Przy większej liczbie faktur ręczne porównywanie numerów i statusów może stać się osobnym celem. Warto także pamiętać, że dokumenty nie zawsze przechodzą przez proces w podobny sposób. Korekta, ponowna próba przekazania czy ręczna zmiana danych może sprawić, że standardowy schemat przestaje wystarczać.

Osobnego sprawdzenia wymaga sposób działania systemów w przypadku błędów. W trakcie testów łatwo skupić się na poprawnym scenariuszu, czyli utworzeniu faktury, przekazaniu jej i zapisaniu odpowiedzi. W rzeczywistej pracy ukazują się natomiast sytuacje, w których dane są niekompletne, użytkownik zmieni dokument w nieodpowiednim momencie albo komunikacja między systemami zostanie przerwana. Wtedy istotne staje się zobowiązanie, co dzieje się z dokumentem po wystąpieniu kłopotu. Nie powinien on zniknąć z procesu ani pozostawić użytkownika bez informacji o dalszym działaniu. Jednocześnie automatyczne ponawianie każdej nieudanej operacji nie zawsze jest najlepszym rozstrzygnięciem. O ile przyczyną jest błąd danych, kolejne próby nie zmienią wyniku. Z kolei przy krótkotrwałym problemie technicznym ponowienie może być obsługiwane według innego schematu. Takie rozróżnienie powinno się uwzględnić podczas ustalania zasad działania integracji, ponieważ wpływa ono bezpośrednio na późniejszy czasszą pracę osób zajmujących się fakturami.

Znaczenie ma też przygotowanie użytkowników do pracy z nowym obiegiem dokumentów. Nawet dobrze skonfigurowane systemy nie eliminują potrzeby podejmowania wyborów w nietypowych przypadkach. Pracownik powinien mieć świadomość tego, gdzie sprawdzić status faktury, jak rozpoznać dokument wymagający dodatkowej testom oraz co zrobić, gdy dane zapisane w jednym systemie nie odpowiadają wiadomościom w innym. Warto a dodatkowo ograniczyć liczbę miejsc, w których trzeba szukać tych samych informacji. Jeżeli status dokumentu znajduje się w jednym programie, a komunikat o błędzie w drugim, obsługa może stać się bardziej skomplikowana, pomimo że sama wymiana danych funkcjonuje prawidłowo. Integracja KSeF jest więc też kwestią organizacji pracy i ustalenia odpowiedzialności za poszczególne etapy. Dopiero prześledzenie rzeczywistych czynności wykonywanych przez użytkowników umożliwia zauważyć, które elementy można połączyć, które powinny pozostać pod kontrolą człowieka a także gdzie potrzebne są dodatkowe reguły dla dokumentów odbiegających od typowego schematu.

Źródło informacji: KSeF API integracja.